1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la página web, WhatsApp, formularios, correo electrónico, redes sociales, agenda de citas, procesos terapéuticos, talleres, programas o servicios empresariales es:

Responsable / marca profesional	Sonia Margarita Psicóloga
Nombre completo del responsable	Sonia Margarita Leal Cruz
Sitio web	www.soniamargaritapsicologa.com
Correo electrónico	info@soniamargaritapsicologa.com
WhatsApp / canal de contacto	305 3609966

 

2. Marco normativo de referencia

Esta política se fundamenta, entre otras, en las siguientes normas aplicables en Colombia:

• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 en aspectos como autorización, tratamiento de datos sensibles, avisos de privacidad y políticas de tratamiento.
• Decreto 886 de 2014 y normas compilatorias/modificatorias relacionadas con el Registro Nacional de Bases de Datos.
• Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en lo relacionado con protección de datos personales.
• Ley 1090 de 2006, Código Deontológico y Bioético del ejercicio de la Psicología en Colombia, especialmente en materia de confidencialidad y secreto profesional.
• Instrucciones y lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad nacional de protección de datos personales.

Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD No todas las personas naturales o profesionales independientes están obligadas a registrar bases de datos ante el RNBD. La obligación recae principalmente sobre sociedades, entidades sin ánimo de lucro con activos superiores al umbral legal y personas jurídicas públicas. Sin perjuicio de ello, todo responsable debe contar con política, autorización, canales de atención y medidas de seguridad.

 

3. Objeto de la política

Esta política tiene como finalidad informar de manera clara a usuarios, consultantes, clientes, empresas aliadas, visitantes de la página web y demás titulares de información sobre la forma en que Sonia Margarita Psicóloga recolecta, usa, almacena, protege, conserva, comparte o elimina datos personales.

También explica los derechos que tienen los titulares de los datos y los canales disponibles para presentar consultas, solicitudes o reclamos.

4. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a los datos personales recolectados en el marco de:

• Navegación en la página web.
• Diligenciamiento de formularios de contacto, inscripción o agendamiento.
• Comunicación por WhatsApp, correo electrónico, redes sociales o llamadas.
• Prestación de servicios psicológicos, terapéuticos, psicoeducativos, formativos o de acompañamiento.
• Procesos de consultoría, talleres, conferencias, programas empresariales o acompañamiento organizacional.
• Relaciones contractuales, administrativas, comerciales, contables o tributarias necesarias para prestar los servicios.

5. Datos personales que pueden recolectarse

Dependiendo del tipo de interacción o servicio solicitado, se podrán recolectar las siguientes categorías de datos:

Categoría	Ejemplos
Datos de identificación y contacto	Nombre, apellido, edad, ciudad, correo electrónico, número celular, WhatsApp y, cuando sea necesario, tipo y número de documento.
Datos administrativos y de servicio	Información para agendar, confirmar, modificar o cancelar citas, gestionar pagos, facturación, soportes contables o comunicaciones relacionadas con el servicio.
Datos relacionados con procesos psicológicos	Motivo de consulta, información emocional, familiar, personal, relacional, laboral o de salud mental que la persona decida compartir durante el proceso.
Datos empresariales	Nombre de empresa, cargo, correo corporativo, datos de contacto, información necesaria para talleres, consultorías, selección, formación o acompañamiento organizacional.
Datos de navegación	Cookies, dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas visitadas, interacciones con formularios y datos técnicos derivados del uso del sitio, cuando estas herramientas estén habilitadas.

 

6. Tratamiento de datos sensibles

Algunos datos entregados en procesos psicológicos, terapéuticos, formativos o de acompañamiento pueden considerarse datos sensibles, especialmente aquellos relacionados con la salud física, salud mental, historia personal, vida familiar, emociones, vínculos, antecedentes, condiciones psicológicas o situaciones de vulnerabilidad.

El suministro de datos sensibles es voluntario. Sin embargo, en algunos casos puede ser necesario para orientar de manera adecuada el proceso solicitado. Estos datos serán tratados con especial reserva, confidencialidad, seguridad y respeto por el secreto profesional.

Los datos sensibles no serán utilizados para fines publicitarios, comerciales o ajenos al servicio profesional prestado.

7. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser recolectados, almacenados, usados, consultados, actualizados, transmitidos, transferidos o suprimidos para las siguientes finalidades:

1. Responder solicitudes de información recibidas por la página web, WhatsApp, correo electrónico, redes sociales o formularios de contacto.
2. Agendar, confirmar, modificar, cancelar o hacer seguimiento a citas, sesiones, talleres, encuentros o procesos de acompañamiento.
3. Prestar servicios de psicología, terapia individual, terapia de pareja, orientación emocional, procesos formativos, acompañamiento empresarial o consultoría organizacional.
4. Elaborar registros profesionales, consentimientos informados, soportes de atención, informes, documentos de seguimiento o archivos profesionales, cuando sea necesario.
5. Enviar recordatorios de citas, información relacionada con el proceso contratado o material psicoeducativo autorizado por el titular.
6. Gestionar pagos, facturación, soportes contables y obligaciones administrativas o tributarias.
7. Cumplir obligaciones legales, éticas, deontológicas, contractuales o requerimientos de autoridad competente.
8. Proteger la seguridad, salud o integridad del consultante o de terceros cuando exista una obligación legal, ética o profesional de actuar.
9. Mejorar la experiencia de navegación en la página web y analizar el funcionamiento de los canales digitales.
10. Enviar información sobre contenidos, talleres, programas, servicios o actividades de bienestar emocional, únicamente cuando el titular lo haya autorizado o cuando exista una relación previa que lo permita.

8. Principios aplicables

El tratamiento de datos personales se realizará bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Esto significa que los datos serán tratados únicamente para finalidades claras, legítimas e informadas, y se adoptarán medidas razonables para evitar pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, modificación o divulgación indebida.

9. Autorización para el tratamiento

Al diligenciar formularios, enviar mensajes por WhatsApp, correo electrónico o redes sociales, agendar una cita, aceptar un consentimiento informado, contratar un servicio o participar en actividades ofrecidas por Sonia Margarita Psicóloga, el titular autoriza el tratamiento de sus datos personales conforme a esta política.

Cuando se trate de datos sensibles, se solicitará autorización expresa y se informará al titular que no está obligado a suministrarlos, salvo que sean necesarios para la adecuada prestación del servicio solicitado.

10. Confidencialidad y secreto profesional

La información entregada en el marco de una intervención psicológica, terapéutica, formativa o de acompañamiento será tratada con estricta confidencialidad.

No se divulgará información personal, clínica, emocional, familiar, laboral o psicológica a terceros sin autorización previa del titular, salvo en los casos permitidos o exigidos por la ley, por autoridad competente, por protección de derechos fundamentales o cuando exista riesgo para la vida, salud o seguridad del consultante o de terceros.

En procesos empresariales, los informes entregados a organizaciones se realizarán preferiblemente de forma general, agregada o anonimizada. No se compartirán datos sensibles individuales de los participantes sin autorización expresa.

11. Uso de historias, testimonios o casos

No se publicarán testimonios, imágenes, fotografías, videos, historias personales, casos clínicos o experiencias de usuarios que permitan identificar a una persona sin su autorización previa, expresa e informada.

Cuando se utilicen ejemplos con fines pedagógicos, académicos, de comunicación o divulgación, se hará de manera anónima, cuidando que no sea posible identificar a la persona, familia, empresa o institución involucrada.

12. Tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes

En caso de llegar a prestarse servicios o actividades dirigidas a niñas, niños o adolescentes, el tratamiento de sus datos personales se realizará respetando sus derechos prevalentes y con autorización de sus padres, madres, representantes legales o acudientes, según corresponda.

La información de menores de edad será tratada con especial cuidado, confidencialidad y protección.

13. Almacenamiento, conservación y seguridad de la información

Los datos personales podrán almacenarse en medios físicos, digitales, plataformas de agenda, correo electrónico, herramientas de videollamada, sistemas de archivo, servicios de alojamiento web, herramientas administrativas o plataformas tecnológicas necesarias para la prestación del servicio.

Se adoptarán medidas razonables de seguridad, tales como acceso restringido, claves, custodia documental, confidencialidad profesional, manejo responsable de la información y revisión periódica de los canales utilizados.

Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como las obligaciones legales, éticas, contractuales, contables o profesionales aplicables. Posteriormente, podrán ser eliminados, archivados de forma segura o anonimizados.

14. Uso de terceros o encargados del tratamiento

Para el funcionamiento de la página web y la prestación de los servicios, se podrán utilizar herramientas de terceros, tales como plataformas de correo electrónico, agenda, videollamada, formularios, pagos, almacenamiento digital, hosting, mensajería, automatización o analítica web.

Estos terceros actuarán como encargados del tratamiento cuando accedan a datos personales por cuenta de Sonia Margarita Psicóloga y deberán ofrecer condiciones razonables de seguridad y confidencialidad.

15. Transferencia o transmisión nacional e internacional de datos

Algunas herramientas tecnológicas utilizadas para la prestación de servicios digitales pueden almacenar o procesar información en servidores ubicados dentro o fuera de Colombia. En estos casos, los datos podrán ser transmitidos o transferidos únicamente para cumplir las finalidades descritas en esta política, procurando el uso de proveedores con estándares razonables de protección y seguridad de la información.

16. Cookies y tecnologías similares

El sitio web podrá utilizar cookies o tecnologías similares para mejorar la navegación, recordar preferencias, analizar visitas, medir el funcionamiento de la página o facilitar el uso de formularios.

El usuario puede configurar su navegador para aceptar, rechazar o eliminar cookies. La desactivación de algunas cookies puede afectar el funcionamiento de ciertas secciones del sitio.

17. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales, la persona tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informada sobre el uso dado a sus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Presentar consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que no se ha dado un tratamiento adecuado a sus datos personales.

18. Procedimiento para consultas, reclamos o solicitudes

El titular podrá enviar sus consultas, reclamos o solicitudes a los siguientes canales:

• Correo electrónico: [incluir correo oficial]
• WhatsApp: 305 3609966

La solicitud deberá contener como mínimo:

• Nombre completo del titular.
• Tipo y número de documento, si aplica.
• Descripción clara de la solicitud, consulta o reclamo.
• Datos de contacto para recibir respuesta.
• Documentos de soporte, si son necesarios.

Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la ley. Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento serán tramitados conforme al procedimiento legal aplicable.

19. Revocatoria de autorización y supresión de datos

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos personales cuando lo considere pertinente.

La supresión no procederá cuando exista un deber legal, contractual, ético, profesional, contable o administrativo que exija conservar la información durante un tiempo determinado.

20. Cambios en esta política

Sonia Margarita Psicóloga podrá actualizar esta política cuando sea necesario, especialmente por cambios normativos, ajustes en los servicios, nuevas herramientas digitales o modificaciones en los canales de atención.

La versión actualizada estará disponible en la página web.

21. Aceptación de la política

Al navegar en el sitio web, diligenciar formularios, enviar información por canales digitales, agendar una cita, contratar un servicio o aceptar un consentimiento informado, el titular declara haber leído y aceptado esta Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales.